Die Inflationsrate ist in den letzten Monaten auf ein Rekordhoch gestiegen. Die damit verbundenen gestiegenen Lebenshaltungskosten belasten Arbeitnehmer stark. Um diese zu kompensieren, ist es Arbeitgebern möglich, in der Zeit vom 26. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2024 ihren Arbeitnehmern eine steuer- und sozialabgabenfreie Inflationsausgleichsprämie zukommen zu lassen.
Doch darf die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie auf bestimmte Arbeitnehmergruppen beschränkt werden? Oder muss ein Arbeitgeber diese allen Arbeitnehmern gleichermaßen gewähren?
Dieser Fragestellung hat sich das Arbeitsgericht Paderborn kürzlich gewidmet (Urt. v. 06.07.2023, Az. 1 Ca 54/23).
Verletzung des Gleichbehandlungsgrundsatzes?
Im entschiedenen Fall zahlte der Arbeitgeber eine Inflationsausgleichsprämie nur an solche Arbeitnehmer, die – im Rahmen einer Änderung ihrer Arbeitsverträge – auf vertragliche Sonderzahlungen verzichtet hatten. Obgleich die Klägerin in einem vorherigen gerichtlichen Verfahren die Sonderzahlung entsprechend ihrem Arbeitsvertrag durchsetzte, machte sie in dem hier zitierten Verfahren unter dem Gesichtspunkt der Gleichbehandlung auch einen Anspruch auf Zahlung der Inflationsausgleichsprämie geltend.
Das Arbeitsgericht Paderborn wies die Klage mit der Begründung ab, dass mit der Differenzierung nicht gegen den allgemeinen Gleichbehandlungsgrundsatz verstoßen wurde.
Der Gleichbehandlungsgrundsatz verbiete die sachfremde Differenzierung zwischen einzelnen Arbeitnehmern gegenüber anderen Arbeitnehmern in vergleichbarer Lage. Der Arbeitgeber habe mit der Beschränkung der Zahlung einer Inflationsprämie an diejenigen Mitarbeitenden, die vertraglich auf eine Sonderzahlung verzichtet haben, eine Angleichung an die Arbeitsbedingungen derjenigen Mitarbeitenden bezweckt, welche die Sonderzahlungen erhalten haben. Dies stelle nach Ansicht des Gerichts einen sachlichen Grund für die ungleiche Behandlung dar.
Ausschluss einer bestimmten Arbeitnehmergruppe nur bei sachlichem Grund
Nach dem Urteil des Arbeitsgerichts Paderborn dürfen Arbeitgeber die Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie auf bestimmte Arbeitnehmer(-gruppen) beschränken, wenn sachliche Gründe für die Differenzierung bestehen. Welche Anforderungen an den sachlichen Grund zu stellen sind, richte sich nach dem Einzelfall. Ob ein nichtbegünstigter Personenkreis zu Recht ausgenommen sei, entscheide gerade der Zweck der Zahlung.
Wichtig ist es daher, den mit der Zahlung verfolgten Zweck genau zu definieren und zu dokumentieren, um belegen zu können, dass eine ungleiche Behandlung von Arbeitnehmern nicht aus unsachlichen oder sachfremden Gründen erfolgt. Arbeitgeber sollten dies im Blick behalten, wenn sie bei freiwilligen Leistungen zwischen unterschiedlichen Beschäftigungsgruppen differenzieren möchten.
Umgehung des Vorgangs zur Steuerfreiheit
Wichtig zu beachten ist für Arbeitgeber im Rahmen der steuerrechtlichen Begünstigung zudem, dass die Inflationsausgleichsprämie nicht anstelle des arbeitsvertraglich geschuldeten Entgelts ausgezahlt werden darf. Die Zahlung des Arbeitgebers muss einen Inflationsbezug haben und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Die Frage, ob ein vorheriger arbeitsvertraglicher Verzicht auf eine Sonderleistung und eine anschließende Zahlung einer steuer- und sozialabgabefreien Inflationsausgleichsprämie eine Umgehung der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen darstellt, war nicht Gegenstand der Entscheidung und bleibt bisher offen. Die individuelle Erstellung von Arbeitsverträgen stellt eine Notwendigkeit dar und wird in den aktuellen Zeiten immer wichtiger.
Arbeitgebern ist bei Zahlung einer Inflationsausgleichsprämie unabhängig von dieser Frage jedoch zu raten, einen Bezug zur Inflation herzustellen – etwa durch Kennzeichnung bei der Überweisung auf das Konto des Arbeitnehmers – und eine interne Dokumentation im Zuge der Lohnabrechnung vorzunehmen.
In keinem Fall sollte eine Inflationsausgleichsprämie anstelle eines vertraglich geschuldeten Entgelts – in der Praxis häufig anstelle von Weihnachtsgeld – gezahlt werden. Zum einen ist mit steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen zu rechnen, zum anderen erfüllt die anstelle eines (verbindlichen) Weihnachtsgeldes gezahlte Inflationsausgleichsprämie den Weihnachtsgeldanspruch nicht, sodass das Risiko einer doppelten Inanspruchnahme des Arbeitgebers droht.
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